È una delle domande che più spesso sentiamo fare durante i corsi per RSPP e datori di lavoro: “Ma il registro infortuni esiste ancora? Devo tenerlo?”. La risposta breve è: no, come lo conoscevamo prima non esiste più, ma la sua funzione è più viva che mai. Anzi, nel 2026 la gestione infortuni è diventata totalmente digitale e molto più controllata.
Registro Infortuni: Cosa è cambiato
Se sei un titolare d’azienda, un consulente o un responsabile della sicurezza sul lavoro, devi sapere esattamente cosa è cambiato, perché confondere il vecchio registro cartaceo con gli obblighi attuali può costarti sanzioni pesanti durante un controllo ispettivo.
Facciamo chiarezza una volta per tutte.
La storia: cos’era il vecchio registro infortuni.
Fino a qualche anno fa, l’obbligo registro infortuni era sacro. Era quel librone vidimato dalla ASL dove il datore di lavoro doveva annotare cronologicamente tutti gli infortuni, anche quelli di un solo giorno di prognosi. Era un registro aziendale cartaceo, obbligatorio per tutte le aziende.
Poi è arrivata la semplificazione. Con il D.Lgs. 151/2015, il cosiddetto Decreto Semplificazioni, il legislatore ha abolito l’obbligo di tenuta del registro infortuni cartaceo. Perché? Perché tutte le informazioni sono già in possesso dell’INAIL.
Da quel momento in poi, molti imprenditori hanno pensato: “Perfetto, un obbligo in meno”. Errore gravissimo. L’abolizione del registro cartaceo non ha cancellato gli obblighi aziendali in tema di infortuni, li ha solo spostati dal cartaceo al digitale, rendendoli molto più tracciabili.
Quindi, se oggi un ispettore ti chiede il registro vidimato, puoi dire che non è più obbligatorio. Ma se ti chiede come gestisci la comunicazione infortuni, devi avere una risposta pronta e documentata.
Cosa dice oggi la normativa infortuni lavoro riguardo il registro infortuni
La normativa infortuni lavoro attuale si basa su due pilastri: il Testo Unico sulla Sicurezza D.Lgs. 81/08 e le disposizioni INAIL.
Ecco quali sono gli obblighi reali e aggiornati al 2026 che sostituiscono il vecchio registro:
L’obbligo di denuncia telematica
Questo è il punto centrale. Ogni infortunio INAIL che comporta un’assenza dal lavoro superiore a tre giorni, escluso il giorno dell’evento, deve essere denunciato. La denuncia infortunio va fatta esclusivamente online tramite il portale INAIL, con denuncia telematica, entro due giorni dalla ricezione del certificato medico.
Fa attenzione: se l’infortunio ha prognosi superiore a un giorno ma inferiore o uguale a 3 giorni, non scatta la denuncia INAIL, ma scatta l’obbligo di comunicazione infortuni a fini statistici e assicurativi, sempre tramite portale INAIL, entro 48 ore. Molte aziende dimenticano questo passaggio e vengono sanzionate.
L’obbligo di comunicazione per la tutela lavoratori
La normativa lavoro prevede che per garantire la tutela lavoratori, il datore di lavoro debba comunicare l’infortunio anche al RLS e aggiornare il DVR. Questo è un punto fondamentale della sicurezza aziendale. Un infortunio non è mai un caso isolato, è un segnale che qualcosa nel sistema di prevenzione rischi non ha funzionato.
La differenza tra infortunio e malattia professionale
Spesso si fa confusione. L’infortunio INAIL è un evento traumatico, improvviso e violento avvenuto per causa di lavoro. La malattia professionale invece è una patologia che si sviluppa lentamente a causa dell’esposizione prolungata a un rischio. Anche per la malattia professionale esiste l’obbligo di denuncia entro cinque giorni dalla conoscenza della patologia. Entrambi vanno gestiti all’interno della stessa procedura.
Se non c’è più il registro infortuni, cosa devo tenere in azienda?
Questa è la domanda pratica. La legge ha eliminato il registro aziendale vidimato, ma ha introdotto obblighi molto più stringenti. Ecco cosa devi avere oggi per essere in regola durante un controllo ispettivo.
Il Cruscotto Infortuni INAIL e il Registro Informatizzato Interno
L’INAIL mette a disposizione di ogni azienda il proprio fascicolo elettronico dove sono registrati tutti gli incidenti sul lavoro denunciati. Ma tu, come azienda, devi tenere un tuo registro interno, digitale, degli infortuni e dei near-miss, cioè dei mancati infortuni.
Questo registro interno non è più il vecchio libro, ma è parte integrante del Sistema di Gestione della Sicurezza. È qui che si gioca la vera prevenzione infortuni. Annotare anche gli infortuni lievi, di un solo giorno, e i quasi incidenti ti permette di capire dove intervenire prima che accada qualcosa di grave.
La corretta gestione infortuni step-by-step
Una corretta gestione infortuni oggi segue questa procedura obbligatoria:
- Primo soccorso e messa in sicurezza.
- Ricezione del certificato medico di infortunio dal lavoratore.
- Denuncia telematica su portale INAIL entro 2 giorni.
- Comunicazione al RLS e al Medico Competente.
- Indagine interna sulle cause e aggiornamento del DVR.
- Comunicazione infortuni a fini di prevenzione e registrazione nel gestionale interno
Saltare uno di questi passaggi significa violare gli obblighi datore di lavoro.
Gli obblighi azienda e del datore di lavoro nel dettaglio
Parliamo chiaro di obblighi del datore di lavoro, perché qui si concentrano le sanzioni.
Secondo la sicurezza sul lavoro il datore di lavoro deve:
– Valutare tutti i rischi di infortunio e riportarli nel DVR. Se avviene un infortunio INAIL e il rischio non era stato valutato, la responsabilità è diretta.
– Formare e addestrare i lavoratori. Molti incidenti sul lavoro avvengono per mancato uso dei DPI o per procedure non rispettate.
– Fornire i DPI adeguati e controllarne l’uso.
– Eseguire la denuncia infortunio nei tempi previsti. Il ritardo nella denuncia telematica comporta una sanzione amministrativa da 1.000 a 4.500 euro.
– Tenere sotto controllo le malattie professionali.
La sicurezza aziendale non è più delegabile al consulente esterno. Il datore di lavoro è il primo responsabile della tutela lavoratori. L’INAIL, dal canto suo, non è più solo un ente assicuratore che paga, ma un organo che incrocia i dati e segnala all’Ispettorato le aziende con un alto tasso di infortuni.
Denuncia INAIL e comunicazione: come si fa
La procedura di denuncia telematica è stata semplificata ma è diventata più rigida.
Devi entrare con SPID o CIE nel portale INAIL, sezione “Denuncia/comunicazione di infortunio”. Devi inserire: dati anagrafici del lavoratore, data, ora, luogo, cause e modalità dell’infortunio, testimoni, prognosi.
Dal 2024 è obbligatorio inserire anche la dinamica ESaw/3, cioè la classificazione europea delle cause di infortunio. Questo serve all’INAIL per le statistiche sulla prevenzione rischi.
Ricorda: la comunicazione infortuni per quelli fino a tre giorni non genera indennizzo, ma è obbligatoria. Se non la fai, in caso di controllo ispettivo l’ispettore vedrà subito il buco tra i certificati medici ricevuti e le denunce inviate.
Prevenzione infortuni: dal registro alla strategia
Il vecchio obbligo registro infortuni aveva un difetto: era solo un elenco. Oggi la logica è cambiata. La prevenzione infortuni e la prevenzione rischi devono essere proattive.
Ecco cosa fanno le aziende virtuose nel 2026:
– Analizzano i near-miss: Per ogni infortunio grave, ci sono circa 300 quasi-infortuni. Raccoglierli in un registro aziendale interno digitale permette di prevenire.
– Fanno audit di sicurezza: Dopo ogni infortunio INAIL, anche lieve, viene fatta una riunione con RSPP e RLS.
– Aggiornano la formazione: L’infortunio diventa caso studio per la formazione.
– Usano software gestionali: La gestione infortuni non si fa più su Excel, ma con software che avvisano delle scadenze, collegano DVR, formazione e sorveglianza sanitaria.
Questo è il vero significato di sicurezza sul lavoro oggi. Non è più adempiere a un obbligo burocratico, ma costruire un sistema.
Cosa rischi se non sei in regola con il registro infortuni
Durante un controllo ispettivo, l’Ispettorato Nazionale del Lavoro e la ASL verificano:
– Se hai omesso la denuncia infortunio.
– Se il DVR è aggiornato dopo l’infortunio.
– Se hai tenuto traccia degli incidenti sul lavoro nel tuo sistema interno.
– Se hai rispettato la normativa infortuni lavoro sulla formazione.
Le sanzioni vanno da 1.000 euro per la mancata denuncia telematica fino alla sospensione dell’attività in caso di gravi violazioni e recidiva, oltre alla responsabilità penale in caso di lesioni gravi o mortali se manca la sicurezza aziendale.
Inoltre, l’INAIL può applicare un aumento del tasso di premio assicurativo se la tua azienda ha un andamento infortunistico peggiore della media di settore.
Il registro non c’è più, la responsabilità è aumentata
Quindi, per rispondere alla domanda iniziale: il vecchio registro infortuni cartaceo vidimato non esiste più. L’obbligo registro infortuni così come lo conoscevamo è stato abrogato.
Ma non illudiamoci, perché al suo posto c’è un sistema molto più esigente. La normativa lavoro e la normativa infortuni lavoro oggi ti chiedono una gestione infortuni digitale, tracciata e proattiva. Devi padroneggiare la denuncia telematica, la comunicazione infortuni, la denuncia infortunio entro 2 giorni, la distinzione tra infortunio INAIL e malattia professionale.
Devi dimostrare di avere a cuore la tutela lavoratori, non solo di compilare carte. Devi avere un registro aziendale interno evoluto, che sia il cuore della tua prevenzione infortuni.
In sintesi: non cercare più il vecchio registro in cartoleria. Apri il portale INAIL, controlla il tuo cruscotto, organizza la tua procedura di sicurezza sul lavoro e trasforma ogni incidenti sul lavoro in un’occasione per migliorare la prevenzione rischi. È questo che oggi un ispettore vuole vedere. E soprattutto, è questo che protegge davvero i tuoi lavoratori e la tua azienda, rispettando a pieno tutti gli obblighi azienda e gli obblighi datore di lavoro.
Per maggiori informazioni potete scaricare il documento ufficiale del Ministero cliccando qui.
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